Steuerfreie Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer

Sie können Ihren Mitarbeitern monatlich Sachbezüge (z. B. Gutscheine) bis zu einem Wert von 50 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren.

Wichtig: Dies ist eine sogenannte Freigrenze. Wird der Wert auch nur um einen Cent überschritten (z. B. 50,01 EUR), wird der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig.

Nein. Bargeld ist immer steuerpflichtiger Arbeitslohn. Auch nachträgliche Kostenerstattungen (der Mitarbeiter tankt, bringt den Beleg, und Sie erstatten das Geld) sind keine steuerfreien Sachbezüge mehr. Es muss sich zwingend um einen Gutschein oder eine Karte handeln, die keine Barauszahlungsfunktion besitzt.

Seit 2022 gelten strengere Regeln gemäß dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Ein Gutschein ist nur steuerbegünstigt, wenn er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Begrenztes Netzwerk (Store Network): Der Gutschein gilt nur bei einem bestimmten Händler (z. B. einer konkreten Tankstellenkette, einem bestimmten Buchladen) oder in einem begrenzten regionalen Verbund (z. B. City-Cards, städtische Einkaufsringe).
• Begrenzte Produktpalette (Limited Range): Der Gutschein gilt nur für eine bestimmte Art von Waren, unabhängig von der Anzahl der Akzeptanzstellen (z. B. nur für Kraftstoff, nur für Streaming-Dienste, nur für Fitness-Leistungen, nur für Bücher/Zeitschriften).

Hier ist Vorsicht geboten. Ein Gutschein für einen Online-Händler ist nur dann ein Sachbezug, wenn er auf dessen eigene Produktpalette beschränkt ist. Sobald der Gutschein auch für Produkte von Drittanbietern (z. B. „Marketplace“ oder offene Plattformen) eingelöst werden kann, gilt er als Geldleistung und ist steuerpflichtig. 

Empfehlung: Nutzen Sie spezialisierte Gutscheine (z. B. nur Bücher) oder Gutscheine, die vertraglich/technisch auf das eigene Sortiment des Händler beschränkt sind.

Die 50-EUR-Freigrenze kann nur genutzt werden, wenn der Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.

Achtung: Gehaltsumwandlung ist schädlich. Eine Gehaltsumwandlung (der Mitarbeiter verzichtet auf 50 EUR Bruttolohn und erhält dafür einen Gutschein) ist schädlich. In diesem Fall wird der Gutschein voll steuerpflichtig.

Nein, hier gibt es eine gesonderte Regelung. Für persönliche Anlässe (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Firmenjubiläum) dürfen Sie Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 EUR (brutto) steuerfrei zuwenden.

Zusätzlicher Vorteil: Diese 60 EUR gelten zusätzlich zur monatlichen 50-EUR-Sachbezugsgrenze.

Bei Portalen, auf denen Mitarbeiter einen universellen Zugangscode später in Gutscheine konkreter Händler (Zielgutscheine) umtauschen, gibt es spezielle steuerliche Besonderheiten. Diese bergen ein erhöhtes Haftungsrisiko für Arbeitgeber.

• Die „Zeitfalle“: Der Zufluss erfolgt erst an dem Tag, an dem der Mitarbeiter das Guthaben in einen konkreten Zielgutschein umtauscht. 
• Risiko durch Ansparen: Werden z.B. drei Gutscheine à 40 EUR an einem Tag umgetauscht, fließen dem Mitarbeiter 120 EUR zu – die Freigrenze wird massiv überschritten.
• Überwachungspflicht: Der Arbeitgeber muss technisch/organisatorisch überwachen, wann der Umtausch erfolgt. 

Empfehlung: Wir empfehlen ausdrücklich keine Gutscheinportale, sondern Direkt-Gutscheine.

Ein Ansparen über Monate ist unschädlich, solange der Wert im Monat der Übergabe unter 50 EUR lag (Ausnahme: Gutscheinportale).

Das kommt darauf an:

• Einzweckgutschein: Ein Vorsteuerabzug ist für den Arbeitgeber meist ausgeschlossen, da es sich um eine Entnahme für private Zwecke des Personals handelt.
• Aufmerksamkeiten bis 60 EUR: Hier bleibt der Vorsteuerabzug in der Regel erhalten.

Sie müssen die Sachbezüge im Lohnkonto aufzeichnen (Wert und Tag der Abgabe). Der Beleg ist dem Lohnbearbeitenden über Datev Personal hochzuladen.

• Physische Gutscheine: Hier empfiehlt sich eine Kopie zum Lohnkonto.
• Digitale Systeme: Dies geschieht oft automatisch.